En vous appuyant sur le SIGR ArengiBox et en étant vigilant sur les points ci-après, vous…risquez bien de réussir votre cartographie des risques !
- Obtenir le parrainage de la Direction Générale : nos amis anglo-saxons parlent de ‘tone at the top’, c’est-à-dire de l’importance du ton donné par le sommet de l’organisation. Faire parrainer une cartographie par la Direction Générale c’est avoir un soutien sans ambiguïté sur la démarche ! Attention, c’est une condition nécessaire (mais pas suffisante !) pour que votre projet se déroule dans de bonnes conditions.
- Soigner sa communication interne (démarrage et fin de projet) : au début, mais aussi à la fin ! Si l’on y pense bien souvent au début du projet, car il est nécessaire de l’introduire et de mobiliser l’organisation et les parties prenantes, la communication en fin de projet sur les résultats de la cartographie est en revanche souvent laissée pour compte… Pourtant sans communication sur les risques, la gestion des risques est inaudible et invisible et par conséquent d’une efficacité relative.
- Rester pragmatique dans ses choix méthodologiques : le risk management est une discipline stimulante. La mise en place de la méthodologie lors d’un premier exercice peut vous entraîner loin dans vos réflexions … et parfois vous freiner voire vous paralyser. Rien de tel que de garder à l’esprit ses objectifs pour faire les bons arbitrages méthodologiques. Au final, répondre à la simple question « de quoi ai-je besoin, notamment dans le cadre du reporting? » facilite la mise en place des outils méthodologiques.
- Capitaliser sur l’existant pour gagner en efficacité : ne pas réinventer la roue vous fera avancer plus vite ! Au démarrage du projet, prenez le temps de chercher et consulter la documentation disponible existante (plan stratégique, rapports d’audit, manuels qualité…) pour préparer votre analyse et gagner en pertinence lors des entretiens.
- Susciter l’adhésion et la confiance des participants : la cartographie est une démarche participative, un exercice collaboratif d’auto-évaluation. Elle ne peut être féconde et fédératrice sans un état d’esprit propice à créer les conditions de cette réflexion. Donc, attachez-vous à lever les freins et objections que vous pouvez rencontrer dans le cadre du projet et à donner à chacun le niveau d’information adéquat.
- Garder du rythme dans le projet : une fois votre méthodologie arrêtée, le risque c’est de partir bille en tête dans l’organisation et la conduite des entretiens sans vous préoccuper de l’étape d’évaluation…Attention au risque de glissement de planning une fois achevés les entretiens, car il n’y a rien de pire que d’évaluer les risques (trop) longtemps après les avoir identifiés. Donc, faites un rétroplanning complet, y compris en fixant, dès le début du projet, la date de l’atelier d’évaluation et … tenez-y vous !
- Ne pas confondre cartographie et audit : les disciplines sont sœurs mais pas jumelles ! Aussi, les techniques d’entretien diffèrent-elles : la cartographie implique un mode conversationnel, plutôt informel, qui n’empêche pas de challenger ou tester son interlocuteur, mais qui ne doit pas verser dans le contrôle ou la vérification de ses activités. Chacun son rôle !
- Etre créatif : “think out of the box”, c’est le moment ! Ne vous censurez pas quant aux sujets à considérer ou aux scénarios à imaginer. La gestion des risques doit être innovante et soumettre aux équipes de direction des sujets inédits, hors des sentiers battus, des scénarios de rupture…Tout ne sera pas retenu au final, mais il s’agit bien avec cette démarche d’ouvrir le champ des possibles et d’envisager l’inenvisageable.
- Viser le consensus dans la hiérarchisation des risques : l’exercice de cartographie consistant à aligner les équipes de direction sur un profil de risques, l’évaluation des risques doit procéder d’un exercice collégial d’arbitrage et d’alignement des visions et non une note médiane ou une moyenne. La gestion des risques mérite mieux ! En outre, c’est un point d’appui essentiel pour que les équipes se mobilisent aux étapes ultérieures, en étant porteuses d’une vision qu’elles ont co-construite et non pas subie.
- Passer, dès que possible, au traitement des risques : ne pas caler après la mise en route, c’est souvent là que le bât blesse. Nombre d’organisations sont souvent focalisées sur la finalisation de la cartographie et se projettent insuffisamment dans « l’après ». Dès la fin de votre projet de cartographie, entamez tout de suite des plans d’actions sur un nombre limité de risques et en vous concentrant sur des actions à la fois faciles et porteuses.
Si vous souhaitez être accompagné pour votre cartographie des risques, contactez-nous à l’adresse : contact@arengi.fr
